با وجود گذشت بیش از دو دهه از شروع به کار شیرپوینت و حتی بعد از پیوستن شیرپوینت به مجموعه آفیس، هنوز افرادی هستند که نام آن را نشنیده اند. می خواهید بدانید شیرپوینت چیست؟ در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا شما را با آن آشنا کنیم.
شیرپوینت یک پلتفرم مبتنی بر سایت است که سازمان ها برای ایجاد وب سایت هایی از آن استفاده می کنند. وب سایت ها شامل بخشی هایی مثل کتابخانهٔ اسناد، تقویم، لیست وظایف و . هستند. شیرپوینت فضایی امن برای ذخیره سازی، سازمان دهی، اشتراک گذاری و دسترسی به اطلاعات است، که با هدف تسهیل همکاری توسعه یافت. این سیستم دارای جریان کاری، پایگاه های داده ای به نام لیست و سایر بخش های وب به همراه ویژگی های امنیتی است، که برای کنترل گردش کار و سامان دادن به کارهای گروهی استفاده می شود. شرکتی که از این پلتفرم استفاده می کند می تواند دسترسی ها به اطلاعات را کنترل کند.
همچنیننسخه Microsoft Cloud شیرپوینتکه به عنوانشیرپوینتشناخته می شود، قابلیت ادغام با دیگر برنامه های مبتنی بر ابر را دارد. اگر تا به حال از شیرپوینت استفاده نکرده اید، پس حتماً لازم است چند مورد از مزایای آن را بدانید.
شیرپوینت روند پیشرفت کارها را با همه اعضای تیم به اشتراک می گذارد، که این باعث بهتر شدن شاخص عملکرد کارکنان می شود. اطلاعات در دسترس افراد و ارتباطات و همکاری تیم ها بر بستر اینترانت است. از ویژگی های این بستر می توان به اشتراک گذاری ایمن، مدیریت محتوا و امکانات تیم ورک اشاره کرد. با وجود گستردگی عملکرد این پلتفرم، نگهداری و استفاده از آن آسان است. این پلتفرم قابلیت تغییر برای شخصی سازی و در صورت گسترش سازمان، قابلیت افزایش مقیاس عملکرد را دارد.
شیرپوینت توانایی های زیر را دارد:
- کنترل دسترسی: اسناد قبل از مشاهده توسط افراد، به تایید و اجازه ادمین نیاز داشته باشند.
- بررسی: اسناد بررسی نهایی شوند تا از ایجاد هرگونه تغییرات بر روی آن ها جلوگیری کنید.
- اعلان ها: هنگام آپلود اسناد یا تغییرات، باخبر شوید.
- اتوماتیک شدن: روند کار را با خودکار کردن اقداماتی مانند انتقال یا ایمیل کردن اسناد و ضبط اطلاعات، سریع تر کنید.پ
- نمایش جزئیات: تاریخچه ای درباره اینکه چه اطلاعات و اسنادی ذخیره شده اند.
- متادیتا: دستیابی به داده هایی مثل زمان ایجاد و یا تغییرات اسناد، همچنین وجود تگ ها برای اینکه افراد حتی بدون باز کردن اسناد هم بدانند محتوای آن چیست.
- پایگاه داده شخصی: کاربران می توانند پایگاه داده شخصی ایجاد کنند و اطلاعاتی را در آن قرار دهند.
همکاری بهتر با شیرپوینت
شیرپوینت فضایی را فراهم می کند که کاربران می توانند اسناد را بارگذاری کنند، این اسناد قابل اشتراک گذاری با افراد دیگر هستند. کاربران می توانند OneDrive شخصی داشته باشند که تمام فایل های خود را آپلود و در هر زمان در دسترس داشته باشند. همچنین این فایل ها تا هنگامی که به اشتراک گذاشته نشوند، برای دیگر افراد قابل مشاهده و دسترسی نیستند. همچنین، لینک دسترسی به اسناد، قابل ارسال از طریق ایمیل است تا فرد مورد نظر فقط به بخش خاصی هدایت شود.
بالاتر به مدیریت محتوا توسط شیرپوینت اشاره کردیم، حالا کمی بیشتر وارد این موضوع شویم؛
افزودن متادیتا به فایل ها روشی برای مرتب کردن، سازمان دهی و جستجوی سریع اطلاعات است. شیرپوینت می تواند تگ هایی اضافه کند و یا کاربران را وادار به تگ زدن درباره محتوا کند. بعد از این که محتوا و متادیتا در پلتفرم قرار گرفت، برخی کارها به صورت خودکار انجام می گیرند، از جمله:
- فرایندهای مبتنی بر اطلاعات ارائه شده توسط کاربران
- ابزارهای چرخه حیات محتوا برای فعال کردن وضعیت سوابق
- در اختیار گذاشتن اطلاعات بر مبنای ت های کاری
اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت
آیا اصطلاح “مزرعه شیرپوینت” را شنیده‌اید؟
هر آنچه باید درباره شیرپوینت بدانید
شیرپوینت ,اطلاعات ,اسناد ,دسترسی ,محتوا ,اشتراک ,داشته باشند ,اشتراک گذاری ,داده شخصی ,پایگاه داده ,کردن اسناد