شیرپوینت یک سامانه مدیریت اطلاعات Enterprise Content Management یا به اختصار ECM می باشد که به شرکت ها کمک می کند تا اطلاعات و اسناد خود را به صورت سازماندهی شده مدیریت کنند و برای کارمندان امکان دسترسی به اطلاعات مختلف و همچنین همکاری در تولید محتوا را فراهم می آورد. با استفاده از شیرپوینت، کاربران می توانند اسناد، فایل ها، لیست ها، وبسایت ها و سایر محتواهای کسب و کاری خود را در یک محیط آنلاین مشترک مدیریت کنند. شیرپوینت امکانات متنوعی از جمله مدیریت نسخه ها، کنترل دسترسی، اشتراک گذاری فایل، وبلاگ نویسی تیمی، و ایجاد فرآیندهای کاری اتوماتیک را فراهم می کند. شیرپوینت با قابلیت های ذکر شده بستری مطمئن جهت ایجاد سامانه های مختلفی همچون پرتال سازمانی، مدیریت اسناد، مدیریت جلسات، مدیریت درخواست ها و مدیریت وظایف می باشد. همچنین شیرپوینت با یکپارچگی اطلاعاتی که برای سازمان به ارمغان می آورد قادر است تا به مدیران سازمان در تصمیم گیری دقیق و سریع تر کمک نماید.
پلتفرممدیریت اسناد با شیرپوینتیا DMS یک راه حل فنی برای مشکل مربوط به مدیریت اسناد کسب و کار شما است. بسیاری از شرکت های ارائه دهنده راه حل های DMS بر اساس بسیاری از سیستم عامل های انتخاب شده عمل می کنند. یک سیستم مدیریت اسنادشیرپوینتاز سرور شیرپوینت استفاده می کند و اگر با ویژگی های جدید آفیس 365 ترکیب شود، فضای کاری پرجنب و جوشی را برای شما فراهم می کند. برخی از ویژگی های مدیریت اسناد با شیرپوینت یا DMS به شرح زیر هستند:
ایمنی و امنیت
برخلاف اسناد کاغذی و اسناد دیجیتالی که به سادگی در پوشه های اصلی قرار می گیرند، اسنادی که توسط سیستم مدیریت اسناد اداره می شوند، از امنیت بسیار بهتری برخوردار هستند. دسترسی به اسناد حساس را می توان در سطح پوشه کنترل کرد. این بدان معنی است که می تواند به کارمندان خاصی محدود شود. همچنین جزئیات بیشتری را به دسترسی اسناد اضافه می کند و به شما اجازه می دهد افرادی که به آن دسترسی پیدا کرده اند، چه کسانی آن اسناد را تغییر داده اند و چه زمانی آن اسناد را مشاهده کرده اند را مشاهده کنید. همچنینمدیریت اسناد با شیرپوینتیک گزینه ایمن تر در مدیریت اسناد است، زیرا از اشتباهات رایج بر روی اسناد کاغذی جلوگیری می کند. می توانید از اسناد خود در ذخیره سازی ابری نیز پشتیبان تهیه کنید. اگر پرونده ها در هر مرحله از بین بروند، پشتیبان گیری می تواند به راحتی کار شما را بازیابی کند. در صورت نیاز به بازآفرینی، می توانید در هزینه های زیادی صرفه جویی کنید.
کاربرد شیرپوینت در سازمان ها
- ایجاد پرتال داخلی (اینترانت) و خارجی (اکسترانت) برای افزایش تعامل و ارتباطات کارمندان، تسریع فرآیندها، به اشتراک گذاری دانش سازمانی و مدیریت کارها
- مدیریت اسناد و محتوا به صورت مرکزی و امن با استفاده از ویژگی هایی مانند تألیف همزمان، برچسب گذاری، جستجو، نسخه بندی و کنترل دسترسی
- ادغام هوش تجاری (BI) و ارائه گزارش های دقیق و آنلاین برای مدیریت دقیق و تصمیم گیری بهتر با استفاده از ابزارهایی مانند PowerPivot، PerformancePoint، Excel Services و Visio Services4.
- ارسال و مسیریابی اسناد یا اطلاعات برای تایید، دریافت و پیگیری انتقادات و پیشنهادات، ثبت اتفاقات و مشکلات، پیگیری وظایف، پروژه ها یا صورت جلسات و ثبت روزنگار پرسنل.
شیرپوینت در دستگاه های تلفن همراه
شیرپوینتدر دستگاه های تلفن همراه نیز موجود است، به این معنی که در دسترس بودن و استفاده از نرم افزار فراتر از رایانه نیز وجود دارد. این یک لایه راحتی بیشتر به نرم افزار اضافه می کند و همچنین میزان استفاده از آن را افزایش می دهد. می توانند به شیرپوینت در حین حرکت دسترسی داشته باشند و اسناد مهم خود را حتی در دستگاه های رایانه غیر دسترس نیز مدیریت کنند.
اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت
آیا اصطلاح “مزرعه شیرپوینت” را شنیده‌اید؟
هر آنچه باید درباره شیرپوینت بدانید
اسناد ,مدیریت ,شیرپوینت ,استفاده ,دسترسی ,صورت ,مدیریت اسناد ,مدیریت کنند ,اسناد کاغذی ,تلفن همراه ,سیستم مدیریت